כל הלקוחות. כל המועדים.
העבודה מגיעה מוכנה לאישור.
Ledger Pilot היא מערכת למשרדי רואי חשבון ומשרדי הנהלת חשבונות: הנהלת חשבונות, מע״מ, בנק, שכר, דיווחים וניהול המשרד, בתוכנה אחת. חשבונית או קבלה שנכנסת נקראת ומוצעת כפקודת יומן, תנועת בנק מקבלת הצעת התאמה, דוח המע״מ נבנה מתוך הספרים, וכל לקוח מופיע מול כל חובה שלו.
כברירת מחדל שום דבר לא נרשם בספרים בלי אישור של אדם במשרד, ואת הדיווחים לרשויות מגיש המשרד.
חשבונות נפתחים בהזמנה, אחרי שיחת היכרות. כל משרד חדש מתחיל בפיילוט מלווה של שלושה חודשים.
שלושה שלבים, ומצב אחד שחוזר: מוכן לאישור.
-
נכנס
חשבונית, קבלה או דף בנק נכנסים מהערוץ שנוח ללקוח: העלאה למערכת, פורטל הלקוח עם קישור וקוד חד־פעמי, או צילום בטלפון שאומר מיד אם הצילום קריא.
-
מוכן
המערכת קוראת את המסמך, מזהה כפילויות ומציעה פקודת יומן. תנועות בנק מקבלות הצעת התאמה לפי רמת ביטחון, ודוח המע״מ נבנה משבצת אחרי משבצת מתוך הספרים. מה שלא ודאי לא מנחשים: הוא נכנס לתור החריגים עם הסיבה.
-
מאושר
אדם במשרד מאשר, ורק אז זה נרשם, או לפי מדיניות שהמשרד אישר מראש. פקודה שנרשמה לא נמחקת, רק מתוקנת בפקודה הפוכה. משרד יכול להפעיל בקרת שתי עיניים, ואז מי שיצר פקודה אינו מי שמאשר אותה. כל אישור נשמר ביומן ביקורת משורשר, שבדיקה שלו מגלה שינוי בדיעבד.
כל לקוח, כל חובה, תאריך וסטטוס, במבט אחד.
לוח החובות מציג לכל לקוח את דוח המע״מ, הדיווח המפורט (PCN874), מקדמות מס הכנסה, טופס 102, סגירת החודש, הדוח השנתי ומכתבי הרשויות, עם תאריך היעד והסטטוס, ביניהם באיחור, קרוב, טיוטה מוכנה והושלם. לרוב החובות הסטטוס נגזר מהעבודה שנעשתה במערכת. עובד שמשויך ללקוחות מסוימים רואה בלוח רק אותם, ובעלי המשרד ורואי החשבון רואים את כולם.
מועדי הדיווח מחושבים לפי הקבוע בדין, ובלוח השנה של המועדים מצוין לכל כלל המקור שלו. מועד סגירת החודש הוא יעד פנימי של המשרד. הארכה שפורסמה לשנה מסוימת או דחייה בגלל יום מנוחה כדאי לבדוק לפני ההגשה.
אותה מערכת, לכל תחומי המשרד.
שכר
סגירת שכר חודשית לכל המשרד
תלושים מחושבים לפי מדרגות מס, נקודות זיכוי, ביטוח לאומי, פנסיה ופיצויים, בתעריפים מתוארכים. חריגות שכר מסומנות לפני הרישום. טופס 101 יוצא כקישור, העובד ממלא וחותם בטלפון והמשרד מאשר. התלושים נמסרים לעובד בקישור מאובטח לפורטל שנשלח במייל, בכפוף להסכמתו למסירה דיגיטלית. טופס 106 שנתי מופק מהמקורות ונמסר לעובד בפורטל שלו, בסיסמה ובקוד חד־פעמי.
חריגים
המערכת מסמנת, אדם מחליט
ספק חדש שלא אושר, מסמך שהועלה פעמיים, אישור ניכוי במקור חסר. כל החריגים של כל הלקוחות בתור אחד, עם דרגת סיכון ואחראי, וההיסטוריה של מי סגר מה ומתי. חשבונית מעל סף ההקצאה בלי מספר הקצאה לא נעצרת: מע״מ התשומות שלה ממתין בחשבון נפרד עד שהמספר נרשם, לפי הסף שהיה בתוקף ביום החשבונית, וההוצאה עצמה נרשמת כרגיל.
סגירת חודש
סגירה שנבדקת, לא רק נסגרת
לפני הנעילה המערכת בודקת שמאזן הבוחן מאוזן, שאין פקודות יומן בהמתנה ושאין חריגות שכר חוסמות, ומציגה אזהרות, למשל על התאמה בין כרטיסי הבקרה לספרי העזר. חסם אמיתי מונע את הנעילה בשרת. המשרד יכול לדרוש גם סגירה חתומה בשלושה שלבים: הכנה, בדיקה ואישור. פתיחה מחדש של תקופה נרשמת ביומן הביקורת עם שם המבצע והשעה. גם סגירת השנה עוברת כאן: פקודת סגירה ופקודות פתיחה לשנה הבאה כטיוטות שאדם מאשר ורושם, ואישור רואה חשבון אפשרי ונרשם ביומן הביקורת.
דיווחים לרשויות
הקבצים שהמשרד מגיש, מוכנים לבדיקה
קובץ אחיד (BKMVDATA לפי הוראה 1.31) עם בדיקת מבנה מקומית, דיווח מפורט PCN874 שנעצר במקום לנחש כשרישום לא ממופה בוודאות, טופסי 102, 126 ו־856, נייר עבודה ל־6111 וקובץ מס״ב לבנק. קובץ אחיד, 126 ו־856 נוצרים קודם כטיוטה מסומנת, והקובץ הרשמי מופק רק בידי אדם במשרד. 102 מוכן כסיכום לדיווח המקוון, וקובץ מס״ב נשאר טיוטה ואינו נשלח. המשרד הוא שמגיש לרשות. בדיקת המבנה המקומית היא בדיקה פנימית ואינה אישור של רשות המסים.
המערכת מכינה. המשרד מאשר.
המערכת עושה הרבה מהעבודה, ולכן היא בנויה כך שתמיד אפשר לדעת מה קרה ומי החליט.
- הצעה, ואז אישור. כברירת מחדל פקודה נרשמת בספרים רק אחרי אישור של אדם במשרד, או לפי מדיניות שהמשרד הפעיל מראש. משרד יכול להפעיל בקרת שתי עיניים, ואז מי שיצר פקודה אינו מי שמאשר אותה. פקודה שנרשמה לא נמחקת; מתקנים אותה בפקודה הפוכה.
- הפרדה בין לקוחות. עובד שמשויך ללקוחות מסוימים רואה רק אותם, ובעלי המשרד ורואי החשבון רואים את כל המשרד. לכל לקוח ספרים משלו, מאזן בוחן, כרטסת, דוחות ונעילות, וגם לספרי המשרד עצמו. התאמת בנק של לקוח אחד לא נסגרת מול חשבונית של לקוח אחר.
- יומן שמגלה שינויים. כל אישור, שינוי, נעילה והפקת קובץ נרשמים ביומן משורשר, שבו כל אירוע מקושר לקודמו. שינוי של רשומה או הסרה של רשומה מתוך השרשרת מתגלים בבדיקה. בעל המשרד רואה ביומן הגישה גם מי קרא תלושים, תיקי עובדים ומסמכי לקוח, ומתי.
- המשרד מגיש, לא המערכת. דוח מע״מ, 102, 126, 856, PCN874, קובץ אחיד ו־6111 מוכנים לבדיקה ולהפקה בידי אדם מהמשרד, והמשרד מגיש בערוצים שלו. המערכת אינה מגישה דיווחים בשם המשרד, ושידור ישיר לרשויות, לביטוח לאומי, לבנק או למסלקה אינו מופעל.
פרטים על ספקי המשנה, מיקום האחסון והעברת מידע מופיעים במדיניות הפרטיות ובעמוד ספקי המשנה.
שאלות קצרות.
המערכת מגישה דוחות לרשות המסים או לביטוח לאומי?
לא. היא מכינה את הדוחות והקבצים לבדיקה ומסמנת מה חסר. אדם מהמשרד בודק ומפיק את הקובץ, והמשרד מגיש בערוצים שלו. כשמסמנים דוח כהוגש או כשולם, זה נרשם במערכת.
יש חיבור ישיר לחשבון הבנק?
לא בשלב הזה. תנועות הבנק נכנסות מקבצים שמורידים מהבנק: אקסל, CSV או דף חשבון PDF. המערכת מזהה את מבנה קובצי האקסל וה־CSV ומציעה התאמות, ושורות מדף PDF נקלטות רק אחרי אימות מול הסכומים המודפסים. קובץ שהיא לא מזהה בוודאות לא נקלט על סמך ניחוש.
מה קורה כשהמערכת לא בטוחה?
היא לא מנחשת. מסמך עם זיהוי נמוך, ספק לא מוכר או התאמה חלשה נכנסים לתור החריגים עם הסיבה, עד שאדם מחליט. פקודה שנרשמה בטעות מתוקנת בפקודה הפוכה, וכל פעולה מתועדת עם מבצע, שעה ומקור.
מי מעבד את הנתונים?
חלק מהעבודה, כמו קריאת מסמכים, נעשה בעזרת ספקי בינה מלאכותית חיצוניים. כל ספקי המשנה ותפקידם מפורטים בעמוד ספקי המשנה, והתנאים בהסכם עיבוד המידע.
אפשר להעביר נתונים ממערכת קודמת?
כן, בתהליך מלווה: יתרות פתיחה, לקוחות וספקים מקובצי CSV, ושנת שכר מקובץ של תוכנת שכר קודמת. בכל ייבוא רואים תצוגה מקדימה לפני שמשהו נשמר, ושורה שגויה מוצגת עם הסיבה.
איך מתחילים?
ממלאים טופס פנייה על המשרד, ונקבע שיחת היכרות. חשבונות נפתחים בהזמנה, וכל משרד חדש מתחיל בפיילוט מלווה של שלושה חודשים.
רוצים לראות את זה על המשרד שלכם?
ספרו לנו כמה לקוחות יש במשרד, אילו תחומים אתם מנהלים היום ובאילו כלים, ונחזור אליכם לתיאום שיחת היכרות על המסכים שראיתם כאן.
ספרו לנו על המשרדאפשר גם לכתוב אלינו: support@ledger-pilot.org
קיבלתם הזמנה? כניסה